Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre agendu riadenia kvality a výkonnosti
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu riadenia kvality a výkonnosti. Napríklad:
- Riadenie výkonnosti zamestnanca.
- Riadenie dokumentácie a proces oboznamovania s dokumentáciou.
- Výkon auditov a kontrolných činností.
- Informovanie o štruktúre spoločnosti (napríklad nových zamestnancov o dôležitých pracovných pozíciách a orgánoch spoločnosti).
- Nasnímanie zamestnanca počas jeho pracovného procesu s cieľom následnej analýzy a zadefinovania normalizovaných pracovných úkonov.
- Posudzovanie fyzickej záťaže zamestnanca.
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.