Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre zamestnaneckú radu
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu výkonu činností zamestnaneckej rady. Napríklad:
- žiadosť o umožnenie uskutočnenia volieb do zamestnaneckej rady,
- voľba členov zamestnaneckej rady (kandidátna listina, volebný výbor, realizácia volieb, vyhlásenie výsledkov volieb, zápisnica z volieb, vystavenie dekrétov o zvolení do funkcií a pod.),
- výkon kompetencií zamestnaneckej rady v zmysle zákonníka práce (spolurozhodovanie, prerokovanie, právo na informácie, kontrolná činnosť).
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.