Práv byť informovaný, je jediné právo dotknutej osoby, v rámci ktorého prevádzkovateľ koná, tak povediac bez výzvy dotknutej osoby. Teda bez toho, aby dotknutá osoba musela najskôr u neho podať svoju žiadosť.
V nasledujúcich častiach si vysvetlíme, akým spôsobom žiadosť prijať, v akej lehote ju vybaviť, a ako je to s poplatkami za jej vybavenie.
Zodpovednosť prevádzkovateľa
Za vybavenie prijatej žiadosti dotknutej osoby zodpovedá vždy prevádzkovateľ. Takže aj vtedy, keď osobné údaje spracúvate s využitím služieb sprostredkovateľov, títo vám poskytujú len súčinnosť pri vybavovaní žiadosti.
Ak je to sprostredkovateľ, ktorý prevezme žiadosť dotknutej osoby, potom je potrebné, aby ju čo najskôr poskytol prevádzkovateľovi. Je to z toho dôvodu, že začína plynúť lehota na vybavenie žiadosti, ktorá sa nepredlžuje o čas, kým žiadosť sprostredkovateľ doručí prevádzkovateľovi. Preto je vo vašom záujme, aby bola táto doba pre doručenie zo strany sprostredkovateľa, čo najkratšia. Odporúčam vám preto, sprostredkovateľa zmluvne zaviazať, že v prípade, keď prevezme žiadosť dotknutej osoby, je povinný vám ju v čo najkratšom čase poskytnúť.
Kontaktné miesta pre príjem žiadostí
Jednotlivec môže podať žiadosť akýmkoľvek spôsobom:
- môže vám ju zaslať e-mailom,
- klasickou poštou,
- telefonicky,
- alebo môže žiadosť podať osobne.
Z tohto dôvodu je preto vhodné definovať a udržiavať vo firme tzv. kontaktné miesta, ktoré sú určené na komunikáciu s dotknutými osobami
a to ako:
- telefonický kontakt, to znamená určiť telefónne číslo, na ktoré môže žiadateľ zavolať,
- emailovú adresu, kam môže žiadateľ poslať svoju žiadosť,
- poštovú adresu pre príjem žiadostí v listinnej podobe,
- určenie konkrétneho pracovníka, ktorý bude prioritne kontaktovaný v prípade návštevy žiadateľa vo veci uplatnenia jeho práva.