Otázka: V práci máme každý mesiac školenie nových zamestnancov týkajúce sa IT bezpečnosti, GDPR, BOZP, Compliance, atď. Ako dlho sa majú uchovávať tieto prezenčné listiny (obsahujúce meno a priezvisko) zo školení? Je tam nejaká lehota? Respektíve lehota po skončení pracovného pomeru so zamestnancom?
Odpoveď: Všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ani zákon o ochrane o osobných údajov neurčujú presné lehoty, počas ktorých je nutné dokumenty uchovávať.
Pri nastavovaní lehoty uchovávania dokumentov (či už listinných alebo tých elektronických), ktoré obsahujú osobné údaje je preto potrebné vychádzať zo zásady “minimalizácie uchovávania”. To znamená, že osobné údaje by nemali byť prevádzkovateľom spracúvané dlhšie, ako je nevyhnutne potrebné pre dosiahnutie vytýčeného účelu. Pri stanovovaní konkrétnych lehôt jednotlivých dokumentov potom vychádzame napríklad:
- z osobitných zákonov, ktoré vo svojom znení priamo určujú ako dlho je povinný prevádzkovateľ dokumenty uchovávať (napríklad pre účely kontroly),
- alebo z doby premlčania (napríklad v súvislosti s právom na náhradu škody).
Odporúčame preto tieto lehoty uchovávania: