Otázka: V našej organizácii pracuje niekoľko sto zamestnancov. K rozviazaniu pracovnoprávnych vzťahov preto dochádza naozaj z rôznych dôvodov. Môžeme si viesť zoznam tých bývalých zamestnancov, s ktorými v budúcnosti nechceme vstúpiť do nového pracovnoprávneho vzťahu? Ak áno, vzťahuje sa na to aj GDPR a nejaké jeho obmedzenia?
Odpoveď: Situáciu, ktorú popisujete vo svojej otázke určite rieši mnoho zamestnávateľov. Predpokladáme aj, že niektorí z nich si takýto zoznam, ako sa povie “potichúčky” vedú, oficiálne však o ňom nie je nikde žiadna zmienka (máme na mysli povinnú GDPR dokumentáciu). Faktom však je, že ide o také spracovanie osobných údajov, ktoré pravidlám GDPR podlieha, a to zásadne. Preto by malo byť takéto spracúvanie riadne zdokumentované. Skryté zaznamenávanie údajov na takéto zoznamy alebo listiny je v prudkom rozpore s legitímnym spracúvaním osobných údajov.
Podobnému problému sme sa venovali aj v otázke, či si prevádzkovateľ e-shopu (elektronického obchodu) môže vytvoriť a viesť zoznam osôb, ktoré pravidelne nepreberajú tovar, ktorý si u neho objednajú. Môže, podlieha však istým pravidlám.
Rovnako to je aj so zoznamom tých zamestnancov, s ktorými v budúcnosti už nechcete spolupracovať resp. uzatvoriť pracovnoprávny vzťah. Môže ísť napríklad o zamestnancov, ktorí v minulosti závažným spôsobom porušovali pracovnú disciplínu. Ale aj napríklad o uchádzačov, ktorí sa už počas pohovoru správali nevhodným spôsobom s náležitou závažnosťou, napríklad ako: násilné správanie, vystupovanie pod vplyv návykových látok a pod.
Ďalej uvedieme postup, ktorý odporúča jeden z európskych dozorujúcich orgánov, konkrétne ten francúzsky. Tento veľmi aktívne pristupuje k informovaniu prevádzkovateľov a verejnosti o pravidlách bezpečného spracúvania osobných údajov.
Na začiatku je potrebné si uvedomiť, že spracúvanie osobných údajov, ako súčasť tzv. čiernej listiny môže mať pre dotknuté osoby závažné následky. Je preto potrebné dôsledne dodržiavať pravidlá GDPR.