Otázka: Pre kontakt so dotknutými osobami sme vytvorili samostatnú e-mailovú schránku. Stačí ju kontrolovať len občas, alebo sú presne určené intervaly, kedy je potrebné sa do nej prihlásiť? A čo keď e-mail od dotknutej osoby spadne medzi nevyžiadanú poštu a náš pracovník si ho nevšimne?
Odpoveď: Každý prevádzkovateľ, ktorý získava osobné údaje má povinnosť informovať dotknuté osoby o svojej totožnosti a kontaktných údajoch. Obvykle je to obchodný názov, adresa, telefonický a e-mailový kontakt. Ide o plnenie povinnosti podľa čl. 13 a čl. 14 všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR). Je to z toho dôvodu, aby boli dotknuté osoby informované o tom, kto ich ich osobné údaje spracúva a zároveň, aby vedeli kam sa obrátiť so svojimi otázkami ohľadom spracúvania ich osobných údajov. Preto prevádzkovatelia poskytujú svoju adresu, e-mail a telefónne číslo.
Pokiaľ ide o e-mailové adresy. Časť tých, ktorí nepoverili výkonom dohľadu zodpovednú osobu (podľa čl. 37 GDPR) využívajú pre tieto účely všeobecné e-mailové adresy – napríklad info@…, sluzby@… Tieto e-mailové schránky sú obvykle aj denne kontrolované. Či už kvôli obchodu, zákazkám, komunikácii so zákazníkmi a pod. Niektorí prevádzkovatelia si však pre tento účel zriadili špeciálne adresy – napríklad gdpr@…, osobneudaje@… atď. Na ich pravidelnú kontrolu sa však už zabúda.
Áno, prevádzkovateľ má lehotu jedného mesiaca, kedy musí žiadosť dotknutej osoby vybaviť (v prípade, ak si ju nepredĺži). Mohli by sme preto povedať, že skontrolovať túto schránku jedenkrát za dva týždne, alebo keď nám napadne (minimálne však aspoň raz za mesiac), by malo byť postačujúce a lehotu s prehľadom stíhame.
Nie je to však tak a prevádzkovateľ môže mať problém. Uvedieme si príklad: