Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre propagáciu organizácie
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu propagácie organizácie. Napríklad:
- Zverejňovanie skúseností zákazníkov prostredníctvom webového sídla prevádzkovateľa.
- Zverejňovanie fotografií zamestnancov prostredníctvom webového sídla organizácie a sociálnych sietí.
- Prezentácia aktivít a činnosti spoločnosti – zverejňovaním prezentačných videí prevádzkovateľa, PR článkov, fotografií (prostredníctvom webového sídla, sociálnych sietí a pod.)
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.