Otázka: Môžeme posielať informačný e-mailový newsletter automaticky všetkým tým, ktorí si v našom e-shope objednali? Aj tým, ktorí svoju objednávku zrušili?
Odpoveď: Osobné údaje osôb, ktoré svoju objednávku zrušili, je potrebné obvykle zo systému odstrániť, a to manuálne. Poďme si to však vysvetliť pekne od začiatku.
Zasielanie e-mailových správ je jeden zo spôsobov marketingových aktivít prevádzkovateľov, súčasťou ktorých je aj spracúvanie osobných údajov. Môže to byť napríklad:
- meno a e-mail,
- meno, priezvisko a e-mail
- alebo len e-mail dotknutej osoby.
Vždy v závislosti od toho, ktoré osobné údaje prevádzkovateľ považuje za nevyhnutné pre dosiahnutie svojho účelu.
Pričom k spracúvaniu sú využívané dva právne základy:
- čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, kedy je spracúvanie resp. zasielanie newslettra vykonávané na základe oprávnené záujmu
- a čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR, kedy je k spracúvaniu vyžadovaný súhlas dotknutej osoby.
Oprávnený záujem je možné využiť vtedy, ak reklamný materiál bude zasielaný zákazníkom prevádzkovateľa. Pričom pôjde o ponuku podobných alebo doplnkových tovarov, k tomu, ktoré si zákazník u prevádzkovateľa zakúpil.
Ak teda použijete tento právny základ, nepotrebujete súhlas. Dôležité však je, aby boli splnené uvedené podmienky. Teda:
- musí ísť o vášho zákazníka,
- oslovujete ho s podobným alebo doplnkovým tovarom (prípadne mu zasielate doplňujúce informácie, ktoré mu môžu pomôcť napríklad v používaní produktu, vzdelávate a pod.)
- a zákazníka informujete, že má možnosť namietať spracúvanie jeho osobných údajov za uvedeným účelom.
Iné je to prípade, keď vaše spracúvanie opriete o súhlas so spracúvaním.
- Dotknutou osobu, ktorá vám udelila svoj súhlas môže byť ktokoľvek, teda nie len váš zákazník, ale napríklad akákoľvek osoba, ktorú zaujal váš tovar.
- Newsletter môže byť všeobecný.
- Dotknutá osoba však musí mať možnosť udelený súhlas kedykoľvek odvolať, a to rovnako jednoducho ako bol súhlas poskytnutý.
Vychádzajúc z vašej otázky predpokladáme, že využívate k spracúvaniu práve oprávnený záujem, teda “bezsúhlasný režim”. V prípade, keď si dotknutá osoba tovar objedná, ale následne svoju objednávku zruší, potom…