Otázka: Môže zamestnávateľ zasielať výplatné pásky a iné dokumenty zamestnancom elektronicky? Aké podmienky musí splniť podľa GDPR a zákona?
Odpoveď: Áno, zamestnávateľ môže zamestnancom zasielať výplatné pásky, potvrdenia o zdaniteľných príjmoch, doklady o vykonanom ročnom zúčtovaní a iné dokumenty elektronicky, avšak musí splniť určité zákonné a bezpečnostné požiadavky.
Právny základ pre elektronické doručovanie výplatných pások
Podľa § 130 ods. 5 Zákonníka práce (zákon č. 311/2001 Z. z.):
„Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať doklad obsahujúci najmä údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o stave účtu konta pracovného času, ak je zavedené konto pracovného času, o vykonaných zrážkach zo mzdy a o celkovej cene práce. Doklad podľa prvej vety sa poskytne v písomnej forme, ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na jeho poskytovaní elektronickými prostriedkami.“
To znamená, že elektronické doručovanie výplatných pások je možné iba na základe dohody so zamestnancom. Právnym základom pre spracúvanie e-mailovej adresy zamestnanca za účelom doručovania výplatnej pásky elektronicky je preto čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR).
Tento právny základ musí byť zahrnutý do informačných povinností zamestnávateľa podľa čl. 13 GDPR, aby zamestnanci vedeli, akým spôsobom sú ich osobné údaje spracúvané. Rovnako musí byť uvedený aj v záznamoch o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR.
Právny základ pre doručovanie iných dokumentov (napr. potvrdenie o zdaniteľných príjmoch)
Pri doručovaní potvrdenia o zdaniteľných príjmoch alebo dokladu o ročnom zúčtovaní dane platí osobitná podmienka podľa § 39 ods. 16 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov:
„Pri elektronickej komunikácii zamestnávateľa so zamestnancom sa vyžaduje potvrdenie doručenia elektronickej správy, ktoré obsahuje informáciu o dátume a čase elektronického doručenia, vrátane označenia elektronickej poštovej schránky príjemcu dohodnutej medzi zamestnancom a zamestnávateľom.“ …