Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre riadenie vzťahov s dodávateľmi a odberateľmi
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu riadenia vzťahov s obchodnými partnermi. Napríklad:
- Oslovenie potenciálnych obchodných partnerov.
- Evidencia kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov v systéme prevádzkovateľa.
- Manažment dopytov; komunikácia s dodávateľmi a odberateľmi.
- Vypracovanie cenových ponúk.
- Evidencia obchodných zmlúv (nákup, predaj).
- Sledovanie a vyhodnocovanie spokojnosti zákazníka.
- Poskytovanie alebo zverejňovanie osobných údajov zamestnancov v súvislosti s plnením ich pracovných povinností (napríklad aj ako telefónny zoznam zdieľaný v rámci organizácie; vzájomná komunikácia medzi zamestnancami; zdieľanie informácií o neprítomnosti na pracovisku a pod.).
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.