Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre účtovnú agendu
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu vedenia účtovnej agendy. Napríklad:
- Zaúčtovanie podkladov pre mzdy a výplata miezd (mzdové listy, výplatné listiny, rekapitulácia miezd).
- Vedenie knihy jázd.
- Evidencia súkromných motorových vozidiel používaných pre pracovné cesty.
- Faktúry (dodávateľsko – odberateľské).
- Ostatné daňové doklady a bankové výpisy.
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.