Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre evidenciu vstupujúcich osôb
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu evidencie osôb, ktoré vstupujú do priestorov organizácie. Napríklad:
- identifikácia a evidencia osôb vstupujúcich do priestorov organizácie,
- evidencia preukazov zamestnancov
- a pod tento názov spracúvania sme včlenili aj spracúvanie osobných údajov za účelom evidencie vydaných čipov, kľúčov a pod.
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.