Pri obsadzovaní voľných pracovných pozícií zamestnávatelia často spolupracujú s inými subjektmi. Môže to byť napríklad:
- personálna agentúra,
- webová platforma, ktorá združuje zamestnávateľov a uchádzačov o zamestnanie (tzv. pracovné portály),
- agentúra dočasného zamestnávania,
- poskytovateľ softvéru, prostredníctvom ktorého zamestnávateľ spracúva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie,
- firma poskytujúca služby testovania znalostí uchádzačov (napríklad jazykovej zdatnosti vybraných uchádzačov),
- poskytovateľ služby webhostingu, kde má zamestnávateľ svoju internetovú stránku, prostredníctvom ktorej získava osobné údaje uchádzačov atď.
Z pohľadu všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) môže byť takýto subjekt v pozícií:
- prevádzkovateľa,
- spoločného prevádzkovateľa,
- sprostredkovateľa.
Niekedy je naozaj problém určiť, kým spolupracujúci subjekt je a jednoznačne ho označiť, či už za samostatného prevádzkovateľa alebo napríklad sprostredkovateľa. Rozhodujúca je preto konkrétna situácia spracúvania. Kto v nej napríklad rozhodol o tom, že spracúvanie osobných údajov bude prebiehať? Kto určil účel a cieľ spracúvania? Kto vybral prostriedky spracúvania údajov?
Správna klasifikácia je preto vždy individuálna a zároveň veľmi dôležitá. Iné pravidlá totiž platia pre vzťah, keď zamestnávateľ spolupracuje so sprostredkovateľom a iné keď získava osobné údaje od iného samostatného prevádzkovateľa. Nižšie vám prinášame vodítka, ktoré vám pomôžu k správnemu zatriedeniu vo vašich podmienkach.
Základné poznávacie znaky subjektov
Poďme si najskôr v úvode povedať, podľa čoho subjekty rozoznávame.
Subjekt je prevádzkovateľom vtedy, keď určil účel a prostriedky spracúvania (minimálne tie podstatné). Hovoríme, že prevádzkovateľ rozhoduje o kľúčových prvkoch. Stanovuje napríklad to, ktoré osobné údaje sa majú zbierať (resp. získavať), ako dlho budú uchovávané, kto k nim bude mať prístup, kedy budú vymazané atď. Definuje tak očakávaný výsledok a spôsob, ako ho dosiahnuť. Jednoducho odpovedá na otázky “prečo?” a “ako?.”
Sprostredkovateľom je zase ten, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa a na základe jeho pokynov. Ide o samostatný subjekt vo vzťahu k prevádzkovateľovi (teda nie je to oddelenie prevádzkovateľa – napríklad personálne alebo účtovné, ani niektorí z jeho zamestnancov).
Medzi zamestnávateľom (prevádzkovateľom) a subjektom, ktorý je sprostredkovateľom musí byť uzatvorená zmluva s náležitosťami podľa čl. 28 GDPR.
Všetkým dôležitým pravidlám so sprostredkovateľom sa venujeme v článku – v kalendári pre mesiac január 2023, v ktorom si skontrolujete dokumentáciu s vašim sprostredkovateľom.
A spoloční prevádzkovatelia sa podieľajú na spracúvaní osobných údajov vtedy, keď dva alebo viaceré subjekty spoločne určujú účel a prostriedky spracúvania. Pri spoločných prevádzkovateľoch musia byť splnené tieto kritériá:
- existuje spoločný účel,
- vytýčený spoločný účel nie je možné dosiahnuť bez účasti všetkých strán,
- a spracúvanie osobných údajov jednotlivými stranami je neoddeliteľne spojené.
Medzi spoločnými prevádzkovateľmi musí byť vzájomná dohoda o spoločných prevádzkovateľoch podľa čl. 26 GDPR.
Nielen základným poznávacím znakom, ale aj dôležitým pravidlám spracúvania osobných údajov dobre porozumiete, keď si pozriete online kurz GDPR pre firmy a organizácie. Jeho prvú lekciu si môžete vypočuť hneď teraz a bez prihlásenia.
Zamestnávateľ
Samotného zamestnávateľa (alebo budúceho zamestnávateľa) považujeme za prevádzkovateľa. Pri obsadzovaní pracovnej pozície je to práve o on, kto rozhoduje napríklad o tom:
- aké osobné údaje budú spracúvané (životopisy, motivačné listy a pod.),
- aké ďalšie doklady má uchádzač predložiť k tomu, aby preukázal napríklad svoju odbornú spôsobilosť,
- kto bude mať prístup k osobným údajom v jeho podmienkach, kedy vymedzí z okruhu svojich zamestnancov tých, ktorí sa budú podieľať na spracúvaní,
- akým spôsobom sa budú žiadosti o prijatie do zamestnania (a teda aj osobné údaje) vyhodnocovať,
- či budú k hodnoteniu prizvané aj iné organizácie (napríklad zástupcovia materskej spoločnosti formou videokonferencie),
- na akom právnom základe budú údaje spracúvané,
- ako dlho budú uchovávané,
- aké bezpečnostné opatrenia príjme pre ich ochranu.
Personálna agentúra
Personálna agentúra bude v pozícii prevádzkovateľa, keď si vytvára vlastnú všeobecnú databázu uchádzačov o zamestnanie. Jednotlivých uchádzačov môže hodnotiť podľa nastavených kritérií, zaraďovať do skupín a podobne. Následne vybraných uchádzačov a ich osobné údaje poskytuje svojim klientom (potenciálnym resp. budúcim zamestnávateľom).
Personálna agentúra môže byť však aj pozícií sprostredkovateľa, a to vtedy, keď vytvára databázu uchádzačov na základe špeciálnych požiadaviek konkrétneho klienta.
A aby toho nebolo málo…