Každý prevádzkovateľ, ktorý spracúva osobné údaje je povinný viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Povinné náležitosti určuje všeobecné nariadenie o ochrane údajov vo svojom čl. 30.
Výnimku z povinnosti viesť záznamy majú len tí prevádzkovatelia, ktorí súbežne spĺňajú kritéria uvedené v čl. 35 ods. 5. V podmienkach firiem a organizácií je však aplikovanie tejto výnimky veľmi zriedkavé.
Záznam pre mzdovú a personálnu agendu
Nižšie nájdete vzor záznamu o spracovateľských činnostiach, keď sú osobné údaje spracúvané z dôvodu vedenia mzdovej a personálnej agendy. Napríklad:
- Získavanie a evidencia žiadostí o prijatie do zamestnania počas obsadzovania voľnej pracovnej pozície.
- Realizácia pracovného pohovoru.
- Uchovávanie žiadostí o prijatie do zamestnania po ukončení výberového konania.
- Poskytnutie údajov zmluvnému lekárovi za účelom výkonu lekárskych prehliadok (vstupných a počas pracovného pomeru).
- Vypracovanie pracovných zmlúv a dohôd o vykonaní práce.
- Vedenie osobných spisov zamestnancov.
- Spracovanie dohôd o hmotnej zodpovednosti.
- Evidencia dochádzky zamestnanca.
- Evidencia dovoleniek.
- Vedenie mzdových listov zamestnancov.
- Spracovanie výplatných listín.
- Vydanie potvrdení o zdaniteľných príjmoch.
- Spracovanie evidenčných listov o dobe zamestnania.
- Vykonanie zrážok zo mzdy.
- Spracovanie ostatných rôznych podkladov k mzdám alebo týkajúce sa miezd.
- Zabezpečenie stravovania zamestnancov.
- Realizácia pracovných ciest:cestovné príkazy, zabezpečenie ubytovania, poistenia, dopravy, vyúčtovanie pracovnej cesty.
- Hlásenia do sociálnej poisťovne: prihlášky, odhlášky, výkazy, evidenčné listy, potvrdenia o dočasnej práceneschopnosti, žiadosti o materské, ošetrovné a pod.
- Hlásenia do zdravotných poisťovní: prihlášky, odhlášky, výkazy a pod.
Záznam si prispôsobte (doplňte položky, alebo odstráňte) tak, aby zodpovedal spracúvaniu osobných údajov vo vašich podmienkach. Záznam nikam nezasielajte, na požiadanie ho sprístupňujete Úradu na ochranu osobných údajov.