Otázka: Naši zamestnanci majú vytvorené pracovné e-mailové schránky. Využívajú ich pre komunikáciu s obchodnými partnermi, potenciálnymi zákazníkmi, aktívnymi zákazníkmi atď. Formát e-mailovej adresy je meno.priezvisko@zamestnávateľ.sk. Čo však v prípade, keď zamestnanec od nás odíde? Môžeme jeho e-mailovú schránku ponechať aktívnu resp. prijímať do nej správy, s tým že tieto budú preposielané zamestnancovi, ktorý ho zastupuje alebo nahradí? Odchádzajúci zamestnanec môže mať rozpracované obchodné prípady, v ktorých by sme radi pokračovali a o zákazníka neprišli. Všetci zamestnanci boli poučení, že e-mailové schránky môžu využívať výhradne pre pracovné účely.
Odpoveď: Pri každom jednom spracúvaní osobných údajov (a teda aj e-mailovej adresy) musíte dodržiavať jednak zásady spracúvania, ktoré sú určené čl. 5 všeobecného nariadenia o ochrane údajov a zároveň disponovať vhodným právnym základom.
Je pochopiteľné, že chcete nadviazať napríklad na rozpracovanú komunikáciu s potenciálnym zákazníkom, ktorú s nim viedol váš odchádzajúci zamestnanec. Resp. neohroziť obchodnú príležitosť pre vašu organizáciu z dôvodu, že zamestnanec, ktorý ju pôvodne viedol, od vás odchádza.
Spôsob, ktorý uvádzate, však nie je správny…