Otázka: Môže zamestnávateľ pristupovať do e-mailovej schránky obchodného zástupcu počas jeho dlhodobej PN?
Odpoveď: Na úvod budeme predpokladať, že obchodný zástupca pri výkone svojich bežných pracovných povinností prichádza do styku napríklad aj s takouto agendou:
- komunikácia so zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi
- cenové ponuky a ich aktualizácie
- objednávky a ich spracovanie
- zmluvy so zákazníkmi a obchodnými partnermi
- evidencia obchodných prípadov (napr. v e-mailoch alebo CRM systéme)
- riešenie reklamácií alebo požiadaviek zákazníkov
- plánovanie stretnutí a obchodných aktivít
- interná komunikácia s kolegami (napr. logistika, fakturácia)
Prístup do e-mailovej schránky je možný, a to z dôvodu zachovania kontinuity činností organizácie alebo dokonca z dôvodu rizika straty zákazníka.
Dôležité však je:
- nepristupovať do schránky automaticky
- a prijať opatrenia (technického aj organizačného charakteru), prostredníctvom ktorých prevádzkovateľ minimalizuje možný negatívny dopad na dotknutú osobu (ktorou je v tomto prípade prioritne obchodný zástupca, aj keď nie len jeho osobné údaje budú predmetom obsahu schránky). Všetky tieto opatrenia je samozrejme nevyhnutné riadne zdokumentovať. Aby sme ako prevádzkovateľ vedeli riadne preukázať, že sme urobili skutočne maximum, že sme si vedomí, že ide o citlivú spracovateľskú oblasť a negatívny dopad chceme minimalizovať. Môže sa totiž stať, že obsah emailovej schránky nie je tvorený len pracovnou agendou, ale aj tou súkromnou.
Na úvod je tiež potrebné spomenúť, že ak má firma dobre nastavené interné systémy (napr. CRM), často vôbec nie je potrebné do e-mailovej schránky zamestnanca pristupovať. A ak, tak len minimálne. A to nie len pre obchodných zástupcov, ale povedzme aj pre personalistov. Kedy prijatý životopis alebo žiadosť o prijatie do zamestnania nezostane v schránke, ale je presunutá do riadenej zložky, ku ktorej majú prístup určení zamestnanci. Výhodou je aj to, že vieme lepšie ustrážiť lehoty uchovávania dokumentov (zásada minimalizácie uchovávania podľa čl. 5 GDPR), čo sa v neriadenej e-mailovej komunikácii dosahuje len veľmi ťažko.
Dôležité je taktiež uviesť, že k prístupu do e-mailových schránok môže dôjsť výlučne v odôvodnených prípadoch, keď je to skutočne nevyhnutné a nie je možné požadované resp. hľadané informácie získať iným spôsobom. Prístup nesmie byť vykonávaný preventívne, ani plošne. Vždy len na základe konkrétnej potreby, ktorá musí byť riadne zdokumentovaná.
Aké kroky teda podniknúť na minimalizáciu?
Samozrejme záleží od konkrétnych podmienkach prevádzkovateľa, ako aj agendy s ktorou oprávnená pracuje a pod., preto sa nižšie uvedené môžu líšiť. Nám sa však v praxi osvedčili tieto:
Tento článok si môžete prečítať celý po prihlásení