Školenie zamestnancov v oblasti ochrany osobných údajov by nemalo byť jednorazovou záležitosťou pri ich nástupe do zamestnania. Zamestnanci totiž s osobnými údajmi pracujú každý deň, postupne sa stretávajú s novými situáciami a menia sa aj nástroje, ktoré pri práci používajú. Práve preto sme v GDPR Academy pripravili nový kurz GDPR pre oprávnenú osobu – obnovovací kurz 1, ktorý nadväzuje na základný kurz pre oprávnené osoby.
Ako často by sa malo GDPR školenie opakovať?
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov neurčuje konkrétnu lehotu, po ktorej musí každý zamestnanec absolvovať nové školenie. Potreba vzdelávania však úzko súvisí s povinnosťou prevádzkovateľa zabezpečiť primeranú úroveň ochrany spracúvaných osobných údajov. A to aj tak, že osoby, ktoré narábajú s osobnými údajmi, poznajú a rozumejú pravidlám ich spracúvania.
Konkrétnejšie odporúčanie nájdeme aj v metodickom materiáli Úradu na ochranu osobných údajov SR „30 krokov súladu s novou právnou úpravou ochrany osobných údajov“. V bode 16 úrad odporúča zabezpečiť pravidelné vzdelávanie zamestnancov v oblasti ochrany osobných údajov s cieľom priebežne zvyšovať ich povedomie, a to aspoň v intervale 0,5 – 1 krát do roka a vždy pri nástupe do zamestnania.
V praxi by si mal preto každý prevádzkovateľ nastaviť vzdelávanie tak, aby zodpovedalo charakteru spracúvania osobných údajov, pracovným úlohám zamestnancov a samozrejme aj rizikám, s ktorými sa pri svojej práci stretávajú.
Pravidelné vzdelávanie nemusí znamenať opakovanie rovnakého školenia
Pri pravidelnom vzdelávaní považujeme za vhodnejšie základné vedomosti pripomenúť a zároveň ich postupne rozširovať o ďalšie praktické situácie. Zamestnanec tak neopakuje každý rok totožný obsah, ale svoje vedomosti si upevňuje a dopĺňa. Práve na tomto princípe je postavený nový obnovovací kurz GDPR Academy.
Čomu sa venuje nový obnovovací kurz?
V úvodných častiach pripomína základné pojmy, ako sú osobný údaj, dotknutá osoba, oprávnená osoba či dôležitú povinnosť mlčanlivosti. Následne plynulo prechádza k ďalším situáciám, s ktorými sa zamestnanci stretávajú pri každodennej práci s osobnými údajmi. Napríklad tomu, kedy môže zamestnanec osobné údaje používať a kedy samotný prístup k údajom ešte neznamená oprávnenie použiť ich. Venujeme sa tiež novým požiadavkám na spracúvanie osobných údajov. Stáva sa totiž, že zamestnanci poskytnú údaje alebo začnú osobné údaje využívať novým spôsobom bez toho, aby nová situácia bola riadne posúdená a nastavená. Samostatnou témou je hromadenie osobných údajov – v e-mailoch, priečinku „Stiahnuté súbory“, na „Pracovnej ploche“ alebo v rôznych pracovných kópiách. Bez správnych návykov zamestnancov zostávajú zásady minimalizácie údajov a obmedzenia uchovávania len pravidlami uvedenými v dokumentácii, ktoré sa nemusia premietnuť do každodennej praxe. Do kurzu sme zaradili aj témy, ktoré sa v pracovnom prostredí stávajú čoraz aktuálnejšími – používanie súkromných četovacích nástrojov, napríklad Messengera a nástrojov umelej inteligencie, ako sú ChatGPT, Copilot, Gemini a pod. Záverečná časť sa venuje situáciám, ktoré zamestnanec nemá posudzovať sám. Ide najmä o žiadosti dotknutých osôb a možné porušenia ochrany osobných údajov, pri ktorých je dôležité vedieť situáciu rozpoznať a včas ju oznámiť určenej osobe.
Vedomosti získané v kurze sú overené záverečným testom a po jeho úspešnom absolvovaní účastník získava certifikát.
Ako zaradiť obnovovací kurz do vzdelávania zamestnancov?
Jednotlivé kurzy GDPR Academy môžete pri vzdelávaní zamestnancov kombinovať. Pre nového zamestnanca alebo osobu, ktorá ešte základné školenie neabsolvovala, je určený GDPR pre oprávnenú osobu. Pri pravidelnom opakovanom vzdelávaní môžete následne využiť GDPR pre oprávnenú osobu – obnovovací kurz 1. Zamestnanec si tak pripomenie základné pravidlá a zároveň svoje vedomosti rozšíri o ďalšie praktické situácie. Podľa pracovného zaradenia môžete vzdelávanie doplniť tematickými kurzami, napríklad GDPR a kamerové systémy alebo GDPR a porušenia ochrany údajov.
Ako to môže vyzerať v praxi?
Povedzme, že organizácia má 10 oprávnených osôb. Všetci desiati absolvujú základný kurz GDPR pre oprávnenú osobu. Dvaja zamestnanci však pracujú aj s kamerovým systémom, absolvujú preto navyše tematický kurz GDPR a kamerové systémy. Osoba, ktorá v organizácii zabezpečuje agendu ochrany osobných údajov môže absolvovať aj rozšírený kurz GDPR pre firmy a organizácie.
V nasledujúcom období (napríklad po roku) si organizácia zabezpečí pravidelné vzdelávanie oprávnených osôb prostredníctvom obnovovacieho kurzu. Ak počas roka nastúpi nový zamestnanec, správca skupiny ho zaradí medzi používateľov a priradí mu základný kurz.
Vzdelávanie tak nemusí byť viazané na jeden spoločný termín. Každý zamestnanec môže pridelený kurz absolvovať online podľa svojich časových možností. Správca skupiny má zároveň prehľad o absolvovaní kurzov a môže si prevziať certifikáty jednotlivých používateľov. Organizácia tak má k dispozícii aj doklady o absolvovanom vzdelávaní. Ak sa zmení pracovné zaradenie zamestnanca alebo pribudne nová oblasť spracúvania, možno mu podľa potreby priradiť ďalší tematický kurz.
GDPR Academy tak môžete využiť nielen na jednorazové preškolenie zamestnancov, ale na vytvorenie systému ich priebežného vzdelávania – od základného školenia cez pravidelné obnovovanie vedomostí až po tematické a rozšírené vzdelávanie podľa pracovného zaradenia a zodpovedností.